Sistemas de arquivo: as principais características da organização

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Última modificação: 2024-02-12 11:55

Os sistemas de arquivamento são uma seção de gerenciamento de registros que envolve a organização do armazenamento de documentos importantes. Vamos considerar mais detalhadamente o que é e dar exemplos de sua organização.

As origens do conceito

Desde os tempos antigos, vários estados e países não poderiam existir sem literatura, escrita e documentos. Isso está interligado com uma série de conceitos, como inteligência, mentalidade, espiritualidade, que são de grande importância no mundo global de hoje.

Este foi um fator fundamental na gestão e no direito, e em geral contribuiu para que se tornasse necessário que as pessoas cuidassem do armazenamento e regulamentação, uso e contabilização de diversos documentos de forma a preservá-los não só do ponto de vista histórico, mas também do ponto de vista jurídico. Portanto, o sistema de arquivamento, a lei arquivística inclui todos os documentos regulatórios, metodológicos, pessoais, estaduais, legislativos e muitos outros.

Esses vários documentos são necessários para os cidadãos não apenas em seus interesses pessoais, mas também no interesse do próprio estado e do país como um todo. Para que o indicador de desenvolvimento do sistema de assuntos arquivísticos e dos próprios arquivos aumente, é necessário garantir o desenvolvimento de mecanismos emétodos de regulamentação nesta área.

Definição do conceito

Os primeiros sistemas de arquivo foram formados no século XIX. O motivo de sua criação foi o interesse pelo mundo das antiguidades, que surgiu em meados do século XVIII e terminou com a criação de um departamento de arquivo sob o gabinete do imperador Alexander Pavlovich.

O desenvolvimento de arquivos em nosso país está relacionado com a formação de um estado russo centralizado. Em atos e ordens para os séculos XVI-XVII. havia grandes acúmulos de materiais de arquivo, mas naquela época os documentos ainda não haviam se tornado o principal componente do fluxo de trabalho atual. Tal trabalho clerical foi baseado nas normas das tradições na Rússia, costumes e leis russas em geral.

Histórico dos arquivos em nosso país

No final dos séculos XVIII-XIX. surgiram novos e primeiros arquivos departamentais. E, claro, graças a isso, toda uma rede de arquivos judiciais e administrativos começou a aparecer em cidades, municípios e condados. No século XIX, em todo o nosso país, empreenderam a criação de comissões arquivísticas de registro, que existiam à custa de doações de zemstvos, dumas municipais e particulares, mas o estado não participava disso.

Em 28 de fevereiro de 1720, Pedro I estabeleceu o Regulamento Geral, que define as diversas funções e atribuições, estruturação e procedimentos de funcionamento dos órgãos sociais. O regulamento descreve todos os processos do escritório, continha um capítulo inteiro dedicado ao armazenamento arquivístico de vários documentos e à criação de umsistemas de arquivo. Na Rússia, após a revolução de 1917, surgiu a legislação arquivística.

Na URSS, a organização dos arquivos sob os comitês executivos começou em 1920, ou seja, após o fim da guerra civil e o estabelecimento definitivo do poder soviético. Foi criado um comitê de gestão de arquivos, cuja tarefa era desenvolver um documento para reorganizar os arquivos. O fruto das atividades do governo soviético nesta área foi a formação do Arquivo Estatal da RSFSR. Depois disso, todas as instituições arquivísticas se fundiram no Arquivo Central, e as locais ficaram subordinadas a ele.

O impulso para o desenvolvimento dos arquivos foram os atos normativos legais e administrativos adotados em 1926. Os sistemas de arquivo eram então bastante imperfeitos. A CEC enviou uma circular a todas as comissões executivas, na qual afirmava que "a questão da preservação dos arquivos ainda não foi estabelecida, pelo que os materiais de arquivo estão a ser destruídos e saqueados". Nesse sentido, propôs-se fornecer urgentemente aos arquivos instalações adequadas, alocar funcionários e iniciar o trabalho em seu acervo. Foi então que os primeiros sistemas de arquivo de bibliotecas foram criados.

Além disso, arquivamento desenvolvido ativamente, o que levou à criação de todo um ramo da ciência e da atividade profissional. Hoje, os arquivos são instituições culturais que armazenam as informações necessárias em papel e em formato digital.

O que são arquivos municipais?

Este é um numeroso e importantecomponente da rede de instituições arquivísticas da Federação Russa. Em 2012, o número de arquivos municipais no país era superior a dois mil. Eles garantem a segurança de 25% dos documentos do Fundo de Arquivo da Federação Russa.

Os arquivos municipais armazenam informações sobre todos os eventos importantes da história de uma determinada região. Eles são inestimáveis para os cientistas, pois podem contar sobre fenômenos culturais raros e quase esquecidos, ajudam a descobrir novos fatos da história russa. Os sistemas de arquivamento em bibliotecas regionais geralmente são fechados. O acesso a eles é limitado devido ao valor do material.

Assim, o sistema de arquivo nacional inclui muitos elementos. Ela percorreu um longo caminho de criação, o que foi discutido neste artigo.