Ata da reunião: estrutura e conteúdo

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Última modificação: 2024-02-12 11:58

A ata da reunião é um documento que reflete todas as decisões importantes deste evento. Sua redação incorreta, tanto no sentido quanto na execução, pode fazer com que seja contestada pelos participantes da reunião. Além disso, existe o perigo potencial de tomar decisões de gestão incorretas se as atas da reunião de produção contiverem informações distorcidas. Um conjunto de recomendações simples ajudará você a organizá-lo corretamente.

O texto deste documento geralmente contém duas partes: introdutória e principal. A ata da reunião (sua primeira metade) inclui a descrição dos principais parâmetros do evento: cargos, nome completo. membros, presidente e secretário. Quando um dos presentes tem um estatuto especial (convidado, perito, observador, etc.), isso também é anotado no documento. Se a reunião contou com a presença de muitas pessoas, a ata da reunião pode conter dados sobre eles emuma folha separada, que é um apêndice inseparável do documento. A seção introdutória termina com a agenda, que contém uma lista de questões em consideração. É desejável organizá-los em ordem de importância, mas pode haver outros fatores que afetam o lugar na lista de perguntas. Por exemplo, a estrutura da agenda pode depender da relação lógica de parte de suas questões ou do emprego das pessoas que participam do evento. O próprio documento é redigido em papel timbrado da organização (sua divisão), devendo ser indicado quando a reunião ocorreu.

A ata da reunião na parte principal deve corresponder à parte introdutória. Em particular, seus itens devem seguir a mesma ordem da ordem do dia. O algoritmo para a construção de um texto que registre as informações de cada item da pauta é o seguinte: "ouviu", "falou", "decidiu". A regra principal ao escrever esta parte do protocolo é que ela não deve se transformar em uma espécie de transcrição.

Em especial, o subparágrafo "ouviu" descreve quem foi o orador principal sobre o assunto, o que ele propôs ao final de seu discurso. De acordo com os oradores, também é indicado quem disse o que propôs. A decisão fixa a posição final da maioria dos participantes da reunião. Se foi aprovado por votação, é indicado quantas pessoas foram a favor, quantas foram contra, bem como o número de abstenções. Dependendo da importância das questões discutidas, o nome completo pode ser listado. pessoas que tomaram uma posição ou outra.

A ata da reunião é lavrada pelo secretário, o próprio documento é assinado pelo testamenteiro e pelo presidente da reunião. A fonte de informação para sua compilação são rascunhos manuscritos, gravações feitas com gravador de voz, transcrições. Se a resolução de questões identificadas durante a reunião exigir a autoridade de um funcionário superior que não participou da reunião, a aprovação das decisões por este chefe poderá ser fornecida adicionalmente. Um protocolo assinado e registrado pode ser enviado como um único documento ou como extratos para funcionários que são cobertos por apenas uma parte das perguntas.