Para avaliar de forma realista os custos da empresa direcionados à produção de produtos ou à prestação de serviços, é aplicada uma metodologia especial. A análise de custo funcional é uma tecnologia especial com a qual você pode estimar o custo sem referência à estrutura organizacional da empresa. Essa ferramenta permite que os gestores entendam melhor as relações e os processos de produção. As características deste método, suas principais características e recomendações de uso serão discutidas abaixo.
Objetivo e características da técnica
A análise de custo funcional (FSA) é um método que permite determinar não apenas o custo, mas também outras características do produto. Baseia-se na utilização dos recursos e funções da empresa (ações realizadas em cada etapa do ciclo produtivo),que estão envolvidos nos processos de fabricação de bens e prestação de serviços.
Esta é uma alternativa às abordagens tradicionais. A FSA difere deles nas seguintes qualidades:
- As informações são apresentadas de forma compreensível para os funcionários. Os funcionários envolvidos no processo de negócios têm acesso a dados que são apresentados de forma compreensível.
- Os custos indiretos são distribuídos de acordo com o princípio do cálculo preciso da utilização dos recursos da empresa. Ao mesmo tempo, são divulgadas informações detalhadas sobre os processos durante os quais certos bens foram recebidos ou serviços foram prestados. Isso permite avaliar o impacto no custo de determinadas despesas.
A análise de custo funcional é uma técnica conveniente que revela informações sobre as despesas de uma empresa. Com sua ajuda, uma ampla gama de trabalhos é realizada. Além disso, os princípios gerais da metodologia podem ser aplicados tanto na gestão atual quanto na gestão estratégica da organização.
Aplicação dos resultados da análise
Considerando as metas e objetivos da análise de custos funcionais, deve-se notar que com sua ajuda são realizados vários tipos de trabalho:
- Informações reais sobre a eficácia dos centros de responsabilidade no objeto em estudo são coletadas e apresentadas de forma acessível.
- As direções são determinadas e uma análise geral do custo de vários processos de negócios é realizada. Por exemplo, fabricação de produtos, marketing, vendas, serviços, monitoramento de qualidade etc. podem ser pesquisados.
- Em andamentoanálise comparativa e fundamenta a escolha do processo de negócio mais rentável, bem como a tecnologia para a sua implementação.
- Realização de atividades analíticas destinadas a estabelecer e fundamentar as funções das unidades estruturais do objeto de estudo. Isso melhora a qualidade dos produtos acabados da organização.
- Os custos principais, adicionais e desnecessários no curso da atividade principal são identificados e investigados.
- Desenvolvemos e comparámos formas de reduzir os custos de produção, marketing e gestão. Isso se torna possível devido à racionalização das funções das oficinas, locais de produção e outras unidades estruturais.
- As melhorias propostas estão sendo analisadas e integradas às operações da empresa.
Metas e objetivos do método
A metodologia envolve o desenvolvimento e aplicação prática de modelos especiais. Considerando as metas e objetivos da análise de custo funcional, pode-se notar que é necessário melhorar o trabalho da organização. Além disso, ao usar a técnica, a eficiência é aumentada em diferentes direções. Assim, os indicadores de intensidade de trabalho, custo, produtividade são melhorados. Ao construir modelos, é possível obter uma grande quantidade de informações importantes para a tomada de decisão. Além disso, os resultados de tais estudos podem ser bastante inesperados para os gerentes.
O objetivo da análise de custos é obter as informações necessárias sobre a eficiência dos centrosresponsabilidade da organização. Isso se torna possível graças à construção de um sistema de indicadores de custo e tempo, bem como durante a análise de custos de mão de obra, intensidade de mão de obra e uma série de outros indicadores relativos.
No decorrer da gestão operacional, a metodologia permite gerar recomendações sobre ações que irão aumentar os lucros, bem como melhorar a eficiência da empresa. Ao realizar a gestão estratégica, você pode obter informações importantes para tomar decisões sobre reorganização, mudança de gama, lançamento de novos produtos, diversificação, etc.
O objetivo da análise de custos é fornecer dados sobre como realocar corretamente os recursos da empresa para obter o máximo benefício. Para isso, são determinadas as possibilidades dos fatores que têm maior influência no resultado final. Por exemplo, isso pode ser qualidade, redução de custos, serviço, otimização da intensidade de mão de obra, etc. Com base na pesquisa, são tomadas decisões sobre o financiamento das áreas mais apropriadas.
Os modelos BCA são usados para reduzir custos de produção, aumentar a produtividade, reduzir o tempo e melhorar a tecnologia de fabricação de produtos acabados.
Algoritmo da técnica
Existem vários estágios principais de análise de custo funcional. Isso permite que você obtenha um resultado confiável do estudo.
O primeiro passo determina quais funções são executadas sequencialmente durante a produçãoprodutos finalizados. Tendo compilado uma lista de processos pelos quais as matérias-primas passam no processo de sua transformação no produto final, elas são divididas em dois grupos. A primeira categoria inclui recursos que afetam o valor do produto e a segunda inclui aqueles que não afetam. Depois disso, o processo é otimizado. É necessário reduzir ou eliminar completamente (se possível) todas as etapas que não afetam o valor do produto. Assim você pode cortar custos.
Na segunda etapa da análise de custo funcional para cada processo individual, são determinados os custos para todo o período de relatório. Também conta o número de horas de trabalho gastas em uma função semelhante.
A terceira etapa envolve o cálculo do número de custos incorridos pela empresa no processo produtivo e na conclusão de cada processo. Assim, por exemplo, a operação da máquina é caracterizada por custos diretos e indiretos, que no total deixam 250 mil rublos. no ano. Nesse período, o equipamento produzirá 25 mil unidades de produtos. O custo aproximado da fonte de custo é de 10 rublos. para um produto. A máquina produz 6 produtos por hora, portanto, uma unidade de medida alternativa pode ser um indicador de custo de 60 rublos. à uma hora. Ambos os equivalentes podem ser usados no processo de cálculo da quantidade de custo.
Considerando os fundamentos da análise de custo funcional, pode-se notar que no decorrer da execução desse trabalho, dois tipos de fontes de custo podem ser utilizados:
- Por funções (drivers de atividade). Mostra como o objeto de custo afeta a granularidade do processo.
- Por recursos (recursomotoristas). Reflete como os níveis de atividade funcional afetam os custos.
Na quarta etapa, após a determinação da origem dos custos, para cada etapa do ciclo de produção, é realizado o cálculo final dos custos que surgem na fabricação de um determinado produto.
Em cada caso, as etapas de produção são consideradas em uma escala diferente. Ele é escolhido de acordo com os objetivos do estudo. Se o modelo for muito detalhado, o cálculo do FCA pode se tornar mais complicado. Antes mesmo do início do estudo, é determinado o grau de complexidade desse processo. Depende dos custos que a organização aloca para o estudo.
Como aplicar o resultado da pesquisa
A análise de custo funcional é um sistema eficaz que permite resolver vários problemas. Eles estão relacionados ao nível de lucratividade que o fabricante planejou. Com a ajuda da FSA, você pode responder as seguintes perguntas:
- O mercado define o nível de preços ou o fabricante pode escolher o melhor preço para vender produtos acabados?
- É obrigatório o aumento de despesas, cuja provisão foi calculada pelo método FSA?
- Os custos devem ser aumentados proporcionalmente se houver uma necessidade justificada ou o financiamento deve ser apenas em determinadas áreas?
- Como os indicadores FSA se comparam com o nível do preço final dos produtos?
Pode-se dizer que a análise de custos é uma técnica que permite avaliar o nível de lucro que pode serobter organização na fabricação de determinados produtos.
Se os custos forem estimados corretamente, o lucro antes dos impostos será igual à diferença entre o preço de venda e os custos, que foram calculados pelo método FSA. Ao mesmo tempo, será possível determinar na fase de planejamento quais produtos não serão rentáveis. O preço de venda neste caso será menor que os custos totais. Mudanças apropriadas podem ser feitas em tempo hábil para evitar consequências negativas.
Aumento da eficiência dos processos de negócios
A realização de uma análise funcional de custos permite aumentar a eficiência da produção. Este procedimento é realizado em três etapas:
- Análise de processos produtivos, que permite identificar oportunidades de melhoria do procedimento para sua implementação.
- Identifique as causas que explicam a ocorrência de despesas improdutivas, e também encontre formas de eliminá-las.
- O monitoramento está sendo realizado e tecnologias relevantes estão sendo introduzidas no processo de produção.
É possível redesenhar as atividades da empresa para reduzir o tempo, custo, mão de obra dispendida com a ajuda da análise de custos funcionais. A FSA permite reduzi-los melhorando a tecnologia de produção. Para fazer isso, uma série de ações são realizadas:
- Uma lista de processos é compilada e classificada por custo, tempo gasto e intensidade de trabalho.
- Selecione as funções que custarão mais.
- Tempo necessáriopara a realização de certos processos de produção, é reduzido.
- Etapas de produção desnecessárias são eliminadas.
- A combinação de todas as funções necessárias é organizada.
- Recursos são realocados, liberando capital à medida que a tecnologia melhora.
Tais ações podem melhorar a produção, melhorar a qualidade do resultado das atividades da organização. Ao mesmo tempo, diferentes etapas do processo de fabricação são comparadas e tecnologias racionais são selecionadas. Eles são financiados. Processos não lucrativos e excessivamente caros são melhorados ou eliminados completamente.
As informações obtidas durante a FSA são utilizadas por vários métodos analíticos, por exemplo, análise estratégica, de custo, de tempo. Além disso, pode ser realizada uma análise funcional de custos de pessoal, cujos dados são usados no estudo de indicadores de intensidade de trabalho. As questões de determinar o custo-alvo dos produtos acabados e o preço que decorre do ciclo de vida dos produtos também estão sendo resolvidas.
Um sistema de orçamentos é formado com base na metodologia FSA na empresa. Primeiro, são determinados o volume e o preço do trabalho, bem como a quantidade de recursos. Se essa direção for lucrativa, é criado um orçamento para concluir a tarefa de produção. As decisões neste caso são propositais e conscientes. Os recursos são distribuídos de acordo com o esquema ótimo. Com base nisso, um sistema razoável de orçamentos está sendo formado.
Benefícios FSA
A tecnologia de análise de custo funcional tem várias vantagens e desvantagens. As qualidades positivas da técnica incluem:
- O analista obtém informações precisas sobre quais componentes compõem o custo do produto acabado. Isso permite que você tome decisões informadas no planejamento estratégico das atividades da organização em termos de determinação de preços de produtos acabados, a proporção correta de produtos. Os gerentes podem tomar a decisão certa sobre produzir determinados produtos ou comprá-los para processamento posterior.
- Com base na pesquisa que você fez, você pode determinar se precisa financiar P&D no setor, automatizar processos de produção, promover produtos ou serviços etc.
- Esclarecendo o desempenho das funções de produção. Isso permite que a organização se concentre mais em processos de fabricação caros, sua eficiência e reduza as atividades que não agregam valor.
Desvantagens da metodologia
A análise funcional dos custos tem algumas desvantagens:
- Se o detalhamento do processo não estiver correto, o cálculo pode ser difícil, pois o modelo fica sobrecarregado de detalhes. Está ficando muito complicado.
- Os gerentes geralmente subestimam a importância de coletar dados sobre fontes de custo por função.
- Para implementar qualitativamente a técnica, você precisa de um software especial.
- Devido a mudanças organizacionais, o modelo rapidamente se torna obsoleto.
- O processo de implementação nem sempre é levado a sério pela administração, pode não ser levado em consideração na tomada de decisões.
Exemplo de aplicação FCA
Para entender melhor as características da análise de custo funcional do sistema de funções de produção, você precisa considerar sua aplicação com um exemplo. Quase qualquer empresa pode definir os preços dos produtos incorretamente, especialmente se fabrica e vende um grande número de produtos. Para entender por que tais erros ocorrem, podemos considerar a operação de duas fábricas.
Os fabricantes fazem canetas comuns. Assim, na primeira fábrica, 1 milhão de canetas esferográficas azuis são produzidas por ano e na segunda - 100 mil peças. Para maximizar a capacidade de produção, além das canetas azuis, a segunda planta produz 65.000 canetas pretas, 15.000 canetas vermelhas, 13.000 canetas roxas e várias outras variedades. Em geral, a segunda fábrica produz até 1000 tipos de canetas diferentes por ano. O volume de produção aqui varia de 500 a 1 milhão de peças. no ano. Assim, acontece que o número de produtos da primeira e segunda fábricas é o mesmo, chegando a um milhão de unidades por ano.
Pode-se supor que, neste caso, ambas as indústrias precisam do mesmo número de empregos, gastam o mesmo número de horas, materiais, etc. Mas existem diferenças significativas na organização dos processos produtivos. A segunda fábrica tem mais funcionários. A equipe inclui especialistas que estão envolvidos emperguntas:
- configuração e controle de unidades, máquinas, linhas, etc.;
- Verificando o equipamento após a configuração;
- receber e conferir matérias-primas, materiais e peças que são utilizadas no processo produtivo;
- materiais em movimento, produtos acabados, envio para pontos de distribuição;
- reciclar casamento;
- design, implementação de alterações de design;
- negocia com fornecedores;
- planejamento do fornecimento de peças e matérias-primas;
- modernização e programação de um sistema de software mais extenso que a primeira fábrica.
A segunda planta tem maior tempo de inatividade, mais horas extras. Armazéns são recarregados, mais melhorias e desperdícios. Essas e muitas outras questões levam a uma discrepância entre os preços e a realidade do mercado.
Para aumentar os lucros, a segunda planta deverá reduzir a produção de canetas azuis lisas, que estão em quantidade suficiente no mercado, e produzir variedades coloridas. Esses itens são vendidos por mais do que canetas azuis (embora seu custo de produção seja quase o mesmo que canetas azuis). A FSA ajudará a determinar quais produtos, quanto produzir, como cortar custos.
Desenvolvimento do método FSA
No decorrer do desenvolvimento do método apresentado, surgiu uma análise funcional de custos de gestão. Permite atribuir com mais precisão os custos dos processos de produção e dos produtos acabados. A utilização destes dois métodos permite não só identificar os custos, mas também gerenciá-los.
A análise de custos funcionais dos processos produtivos permite avaliar as seguintes áreas da empresa:
- Processos principais, auxiliares e de controle no negócio.
- Carregamento de divisões estruturais, gestores, eficiência de distribuição de funções entre processos externos e internos.
- A principal atividade produtiva da empresa, que está sendo estudada a fim de obter informações confiáveis para a gestão no período atual e futuro.
- O custo dos produtos acabados, levando em consideração o trabalho dos centros de responsabilidade.
