A palavra protocolo está na boca de todos. Os funcionários de escritório o ouvem regularmente durante as reuniões, os policiais o usam em suas atividades profissionais e os chefes de Estado e diplomatas são obrigados a aderir às regras ditadas por ele. O que é um protocolo? Vamos descobrir abaixo.
Significado do protocolo
Como muitos outros termos, esta palavra tem vários significados. Tudo depende do campo de atividade em que o conceito desejado é aplicado. Então, vejamos as situações mais comuns em que é costume falar sobre o protocolo.
No que se refere ao ambiente empresarial, o protocolo é um documento que descreve o evento que está ocorrendo (reunião, reunião, diretoria, etc.).
Já mencionamos acima sobre a polícia, que também costuma elaborar um documento semelhante. Nesse caso, fica implícita a constatação do fato de um crime ou delito.
No formato internacional, o protocolo é um conjunto de regras que devem ser seguidas durante as reuniões oficiais entre autoridades governamentais, bem como figuras diplomáticas. Por exemplo, existe um protocolo de reuniões dos chefesestados ou fazendo uma visita ao Presidente.
No entanto, neste artigo vamos nos concentrar no conceito de protocolos de negócios.
Ata da reunião
As reuniões de negócios são parte integrante de todos os processos em um ambiente de negócios. Podem ocorrer oficialmente, tendo em conta a hora marcada e apenas no escritório. Datas informais de negócios também são muito populares. No segundo caso, você pode prescindir da confirmação do protocolo da conversa. Se a reunião for oficial, deve ser por escrito de acordo com todas as regras.
As atas são mantidas pelo secretário ou outra pessoa com tal autoridade. Para acompanhar o fluxo da conversa, tente descobrir uma lista aproximada de questões que serão discutidas na reunião. Também seria útil ter um gravador de voz para não perder os detalhes, pois o protocolo é uma descrição muito detalhada de um evento de negócios.
Os nomes dos presentes e dos ausentes devem ser registrados. Para você mesmo, você pode fazer anotações sobre a localização de todos que compareceram à reunião para indicar a autoria de certas palavras sem erros.
No início de cada reunião, a ordem em que as questões serão consideradas é determinada, certifique-se de anotá-la na íntegra.
Se houve votação na reunião, indique seus resultados (quantas pessoas votaram "a favor" e quantas votaram "contra"). No caso em que houve um pequeno número de presentes na reunião, você tem a oportunidade de marcar também os nomes e sobrenomes de todos os que votaram.
Não demorearquivando o protocolo em banho-maria, porque durante esse tempo você pode esquecer os detalhes da reunião.
Atas de negociação
As negociações diferem de uma reunião regular de negócios, pois geralmente discutem uma ou duas questões que desempenham um grande papel para ambas as partes. Nesse caso, o protocolo é uma oportunidade para registrar todas as nuances da conversa e os requisitos das partes. A questão em questão nem sempre é resolvida imediatamente após as primeiras negociações, portanto, os diretores ou outros funcionários precisam de tempo e informações completas sobre a reunião.
O protocolo de negociações é elaborado de acordo com o mesmo princípio de qualquer documento comercial.
É necessário indicar a data do evento descrito, o número do documento e a versão completa do título. Segue-se uma introdução, que indica necessariamente a lista dos presentes e as principais questões a debater.
Na parte principal, a informação costuma ser dividida em três partes: “Ouviu”, “Falou”, “Decidiu”. Na versão completa do protocolo, as palavras de todos os oradores são citadas na íntegra. Em alguns casos, também é emitido um extrato do protocolo, duplicando uma certa parte dele.
