Gestão de documentos é um elo importante no trabalho de escritório

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Última modificação: 2024-02-12 11:59

O fluxo de trabalho é entendido como as regras pelas quais as soluções assinadas são promovidas dentro de uma empresa ou instituição desde o momento em que são recebidas no armazenamento de arquivo. A base deste conceito é o recebimento de um documento, sua consideração, transferência para os órgãos executivos, medidas organizacionais para execução, certificação, execução, armazenamento.

Este é um processo que leva em consideração as instâncias do movimento do documento junto com a velocidade de seu movimento através dessas instâncias. O fluxo de documentos é um processo que deve estar correlacionado com as atividades de informação do aparato administrativo, com a documentação de cada decisão individual, armazenando os documentos recém-recebidos.

Um grande número de deficiências nas atividades de muitos aparatos administrativos está ligado justamente à má organização da movimentação de documentos. Por exemplo, o processo de circulação de um documento de decisão gerencial deve incluir três componentes obrigatórios:

• suporte de informações para a tomada de decisão (isso inclui informações confiáveis,confirmando a correção da decisão);
• documentação da própria decisão (documento normativo);
• controle sobre a execução (que inclui a organização do trabalho proposto, métodos de execução da tarefa, cumprimento de condições e prazos).

Como pode ser visto no exemplo acima, o fluxo de trabalho é a coleta de informações com base nas quais uma decisão administrativa será emitida; elaboração da própria decisão, incluindo edição, coordenação, redação até aprovação. Todas as etapas acima exigem a movimentação do documento não apenas entre as divisões estruturais da empresa, mas também entre os executores, desde técnicos, especialistas, até gerentes. A conclusão deste exemplo é a seguinte: quanto maior a velocidade de movimentação do documento, maior a qualidade de sua execução em cada etapa específica, melhor o processo de gestão do empreendimento como um todo.

O próprio termo apareceu na literatura já na década de 1920. Em seguida, acreditava-se que o workflow é a organização do trabalho visando a construção racional do aparelho estatal como um todo, a distribuição de responsabilidades entre diversos executores e serviços. Em 1931, o Institute of Management Technology fez a primeira tentativa de regular os princípios uniformes da organização do trabalho de escritório. Foram estabelecidas as regras segundo as quais deveriam ser realizadas a aceitação e entrega de documentos, as regras de execução e o regulamento de assinatura. Os seguintes estágios de desenvolvimento econômico receberam regulamentação legislativa de um conceito comotrabalho de escritório, onde a ênfase principal foi em operações técnicas individuais. O programa de gestão documental não foi mencionado por estes atos legislativos, embora na verdade tudo se resumisse à organização da circulação de documentos. A partir de 1974, foi assinado o principal documento que regulamenta todo o processo de gestão documental, ainda em vigor.

Esta legislação é chamada de "Sistema Unificado de Gestão de Registros Estaduais" (USSD), cujos parágrafos são dedicados à organização da movimentação de documentos, métodos tecnológicos de seu processamento e regras de aplicação. Essa coleção formula a regra básica: "Fluxo de documentos é o movimento operacional de um documento pelo caminho mais curto, incluindo o mínimo de tempo e custos de mão de obra". Somente aplicando na prática a norma aprovada, pode-se contar com a melhoria da vida da população do país, o crescimento da economia do estado.

Para atingir esses objetivos, são necessários líderes inteligentes, disciplinados e responsáveis, para os quais a introdução de um fluxo de trabalho baseado no USSD será uma questão de honra e consciência.