Quando você começar a trabalhar, logo perceberá que a capacidade de seguir as regras básicas de etiqueta empresarial contribui para o sucesso profissional em qualquer campo e é tão valorizada quanto as qualidades empresariais. Isso ajudará você a se encaixar facilmente em qualquer equipe e ganhar rapidamente credibilidade com colegas e gerentes, especialmente se você conseguir identificar rapidamente a diferença entre etiqueta comercial e secular e aprender a escolher a linha de comportamento certa.
Etiqueta empresarial básica
Boas maneiras em um escritório ou escritório do governo são um pouco diferentes do que é considerado decente (habitual) fora.
- Se o líder é um homem, as mulheres não devem esperar que ele se levante quando entrarem no escritório. Embora existam homens de boa educação entre os patrões que têm esse hábito levado ao nível do reflexo e que sempre se levantam quando uma dama entra na sala, isso é uma exceção. E que seja bom, mas ainda assim um tom secular no trabalho é inadequado. No escritório,em uma agência do governo, o chefe homem entra primeiro pela porta e, quando você está em uma viagem de negócios, ele entra primeiro no carro.
- As palavras "obrigado" e "por favor" em um ambiente de trabalho são ainda mais desejáveis do que na "vida social". Agradeça a seus colegas por qualquer serviço, mesmo o mais insignificante, e não se esqueça da “palavra mágica” ao fazer um pedido ou simplesmente transmitir uma ordem de seus superiores a um dos funcionários.
- Sempre sorria ao cumprimentar os colegas e retribua-os com um sorriso.
- Fale com as pessoas em um tom calmo e amigável e mostre sinais de atenção, independentemente do sexo.
- Se o homem que está andando à sua frente até a porta tiver muitos documentos, ultrapasse-o para abrir a porta e deixe-o passar. A ajuda no escritório deve ser sempre aquela a quem é mais conveniente e conveniente, no entanto, nas relações oficiais há uma hierarquia clara que você deve sentir e manter. Isso não significa que você deva ser tímido na frente de seus superiores ou mostrar maior atenção a cada palavra, não, mas você deve dar a ele o devido respeito.
As regras aceitas de etiqueta empresarial podem diferir significativamente não apenas em diferentes setores, mas também em empresas individuais. No entanto, existem regras que devem ser seguidas por funcionários de escritório e funcionários do governo. Entre eles estão a observância da pontualidade, o cumprimento da imagem da empresa no vestuário, a capacidade de guardar segredos e a capacidade de deixar os problemas pessoais fora do trabalho. Vamos falar mais detalhadamente sobre cada uma dessas regras.
A necessidade de fazer tudo na hora
As regras de etiqueta de negócios em um escritório, agência governamental exigem que você sempre chegue ao trabalho no horário, conclua todas as tarefas no prazo. Atrasos, atrasos em trabalhos que devem ser entregues exatamente no prazo prometido são inaceitáveis.
Nunca perca uma reunião de negócios, chegue cedo para não colocar em risco a reputação da empresa, não apenas a sua. Se você precisar se atrasar, avise com antecedência, as autoridades devem estar cientes de onde você está. Lembre-se que a observância da exatidão, pontualidade em todos os assuntos são regras indispensáveis de etiqueta empresarial para um funcionário público e trabalhador de escritório, bem como uma manifestação de respeito ao próximo, natural para qualquer pessoa instruída.
Como se vestir adequadamente para o escritório ou serviço governamental
Código de vestimenta comercial normal deve ser seguido.
- A aparência de um funcionário deve ser consistente com a imagem da empresa, criando uma impressão agradável, e quando você trabalha em um órgão do governo, isso é ainda mais importante.
- As mulheres são obrigadas a usar saias e vestidos que não ultrapassem o joelho, terninhos sob medida são permitidos. É inaceitável usar roupas de cores vivas e chamativas com lantejoulas, strass e roupas apertadas para trabalhar no escritório.
- Os homens devem se ater ao traje de negócios, usar ternos, calças, camisas com ou sem gravata. Jeans e suéteres devem ser excluídos do guarda-roupa de trabalho.
- Você pode usar para trabalharjoias modestas que combinem com a roupa, além de outros detalhes da fantasia.
Política de privacidade
Você deve ser capaz de manter os segredos da empresa, qualquer transação, sem estender este tópico com colegas ou com seus entes queridos. Não leia cartas destinadas a outras pessoas, transmita todas as mensagens pessoalmente, sem intermediários e pessoas não autorizadas. Se precisar enviar um fax, ligue com antecedência para o destinatário para que ele esteja próximo e possa receber pessoalmente o documento ou carta. Não misture sua vida pessoal com o trabalho, não fale sobre problemas da vida, busque consolo ou peça ajuda aos colegas. No escritório, é importante manter a compostura e o bom humor, independente do mau humor. Estas regras de etiqueta comercial para um funcionário do governo e funcionário de escritório devem ser seguidas rigorosamente.
Você e seu chefe
As regras de etiqueta empresarial para subordinados implicam um apelo remoto e não familiar a um gerente. Mesmo que o chefe (chefe) seja uma menina ou um jovem um pouco mais velho que você, vale a pena dizer “você”. Se você está no escritório do gerente e entra um sócio ou outro chefe, quer você fique ou saia, ele deve decidir se ele pede para você sair, não há motivo para se sentir menosprezado. Se seu chefe o insultar na frente de estranhos, não responda na mesma moeda. Se você está chateado, não saia do escritório, tente sair com calma e encontre um lugar isolado onde você possa se acalmar. NãoDiscuta o que aconteceu com os colegas. Você pode resolver as coisas com o gerente fora do horário de expediente, ouvindo com calma seus desejos e expressando suas reclamações. Quanto mais alto o chefe, mais difícil é o seu papel e, em algumas situações, é importante lembrar as regras de etiqueta empresarial. Se uma pessoa particularmente respeitada precisa ser escoltada pelo corredor de uma instituição, você precisa abrir as portas para deixar o convidado importante passar e depois passar ao lado dele, ficando para trás apenas um quarto de passo. Se o corredor se bifurcar, você precisará indicar a direção com um gesto gracioso. Se o corredor for sinuoso, você pode dizer "Deixe-me levá-lo" e seguir em frente com ousadia.
Algumas palavras sobre maus modos
Existem normas e regras de etiqueta empresarial que são inequívocas para todos os funcionários: não leia as cartas de outras pessoas, fale com moderação e educação, seja amigável com os colegas e mantenha distância dos superiores. Mas às vezes no trabalho, uma exceção é feita a essas regras, por exemplo, quando você precisa encontrar um documento na mesa de outro funcionário que não está lá. O comportamento geral no serviço e no escritório deve ser digno, com maneiras impecáveis. Você precisa constantemente monitorar seu comportamento, como você anda, se comunica, senta. Lembre-se que é indecente tocar o nariz, orelhas, cabelo ou outras partes do corpo em público.
O que nunca deve ser feito no local de trabalho:
- Mastigue, palite os dentes.
- Roendo canetas, lápis, papéis ou pregos.
- Maquiagem correta, manicure, pintar os lábios no local de trabalho - estas são as regras básicasetiqueta de negócios para uma secretária.
- Bocejo sem cobrir a boca.
- Coloque os pés na mesa, cruze as pernas
Obrigatório diariamente:
- Mantenha roupas limpas, cabelo, corpo, use desodorante, mas não perfume.
- Leve um lenço limpo.
- Cuide da sua saúde bucal.
Essas regras e desejos são normas indispensáveis de etiqueta, elas permitem que você se torne não apenas um bom e valioso funcionário, mas também uma pessoa agradável com quem você quer lidar. A aparência é a melhor maneira de demonstrar respeito pelas outras pessoas.
Regras de boas maneiras no trato com os colegas
Quando você começa a trabalhar no escritório e conhece seus colegas, começa a construir relacionamentos que determinarão o clima na equipe e os resultados do trabalho comum. Como se comportar para conquistá-los? Seja amigável com todos, mas não tente se aproximar de uma pessoa imediatamente, dê a si mesmo algum tempo para conhecer melhor as pessoas. Sinta-se à vontade para perguntar aos funcionários sobre o trabalho, mas não tenha conversas pessoais com eles no início. Não se preocupe se você não conseguiu se juntar à equipe desde o primeiro dia, não há nada de errado com isso. Sempre agradeça aos colegas por sua ajuda e lembre-se de não ir além das regras de etiqueta de comunicação empresarial.
Por exemplo:
- não incomode seus colegas com suas conversas e não interfira nas conversas de outras pessoas;
- não fofoque e não escute fofoca, não escute as outras pessoastelefonemas;
- não discuta questões de saúde e função corporal com colegas;
- não tente expressar ou impor sua opinião pessoal em nenhuma ocasião;
- não repreenda ninguém na presença de estranhos, mesmo que você esteja certo três vezes, de repente perdeu a paciência - peça desculpas imediatamente;
- não finja estar mais ocupado que os outros, às vezes você pode educadamente pedir aos seus colegas para não fazerem barulho, mas faça isso educadamente e sem ligar;
- não seja egoísta, em seu zelo oficial, tente não prejudicar seus colegas para ganhar alguma vantagem ou bajular seus superiores.
E a principal regra de etiqueta empresarial, tanto para um funcionário de escritório quanto para um funcionário do governo, é: “você deve ser educado, educado, cortês e tolerante ao lidar com colegas e gerentes, nunca falando sobre suas emoções.”
Etiqueta ao telefone para secretária
As primeiras impressões de uma empresa geralmente são feitas por telefone, e uma primeira impressão ruim é difícil de se livrar. Muitas vezes, ao ligar para uma empresa a negócios, você pode encontrar uma resposta que não tem nada a ver com etiqueta comercial ou simples regras de cortesia. Alguns funcionários atendem o telefone do escritório como se estivessem fazendo um favor, outros não consideram necessário nomear a empresa ou departamento. E todo mundo sabe como é gostoso falar ao telefone depois disso com pessoas educadas que respondem de forma rápida, afável e expressam sua vontade de ajudar.
As ligações telefônicas geralmente são atendidas pelo secretário, mas não apenas ele, mas todos os funcionários devem conhecer as regras básicas de etiqueta de comunicação empresarial, que são importantes a serem seguidas ao se comunicar ao telefone.
- Não faça as pessoas esperarem por uma resposta, pegue o telefone imediatamente e atenda. Se você não puder falar, peça para ligar de volta, não faça o chamador esperar. E colocar música na linha para preencher uma lacuna é considerado f alta de educação.
- Imediatamente após atender o telefone, diga olá, dê o nome da sua empresa e se apresente. Se você trabalha em uma grande instituição, precisa nomear um departamento específico para ajudar o chamador a encontrar o caminho.
- Quando o telefone for solicitado por outra pessoa, aceite uma mensagem para ela ou ofereça-se para ligar de volta mais tarde.
- Durante uma conversa, mantenha-se no controle e comporte-se corretamente, mesmo com os clientes mais lentos. Se a pessoa estiver nervosa, ajude-a a se acalmar, mas em resposta ao insulto, apenas desligue.
- Assista seu discurso e escolha suas palavras, lembre-se que o jargão na comunicação empresarial é completamente inadequado. Nunca diga “sim” ou “ok”, apenas “sim”, “ok” ou “claro”.
- Segure o telefone em suas mãos, não entre o ombro e o queixo, fale claramente e diretamente no microfone, não no passado. E nunca fale com a boca cheia.
- Ao ligar, diga alô e identifique-se imediatamente e identifique a empresa que você representa. Seja educado, curto e direto ao ponto.
Etiqueta empresarial ao lidar com visitantes
Funcionários do governo e trabalhadores de escritórioos funcionários geralmente recebem clientes em seus escritórios. As boas maneiras são extremamente importantes aqui, as pessoas gostam de lidar com alguém que lhes mostra respeito. As regras de etiqueta para comunicação e comportamento empresarial devem ser observadas em tudo: tanto ao receber o visitante na porta, ajudá-lo a se despir, quanto ao não deixá-lo esperando. Se você ainda tiver que esperar, não deixe de pedir desculpas, mesmo que a culpa por esse atraso não seja sua, ofereça-lhe chá ou café. Cumprimente as pessoas com um sorriso amigável, tente fazer contatos informais, mas nunca fofoque sobre nada. Na conversa, mantenha distância, mas seja correto, educado e paciente. Acompanhe os visitantes até a porta do escritório como se fossem seus convidados.
Bom tom em cartas comerciais
As regras de etiqueta de correspondência comercial afetam tanto a aparência quanto o conteúdo, o conteúdo da própria carta. Antes de escrever, você precisa elaborar um plano que o ajude a declarar de forma concisa e clara a essência do assunto. Ao mesmo tempo, é importante levar em consideração várias regras obrigatórias para a condução da correspondência comercial.
- A letra deve ser escrita corretamente em termos de estilo, ortografia e pontuação.
- Mensagens oficiais geralmente são impressas, isso é um sinal de respeito ao destinatário.
- De acordo com as regras de boas maneiras, nenhuma das cartas, com exceção dos agradecimentos, não deve ficar sem resposta.
- A carta deve ser bem formatada, é costume escrever cartas comerciais apenas em papel A-4 branco.
- Sempre date suas cartas no canto inferior esquerdo e deixe uma assinatura pessoal, sobrenome einiciais.
- Ao dirigir-se, costuma-se usar a palavra "querido(a)", e ao usar o pronome pessoal "Você", coloque em maiúscula.
Em conclusão
A perfeição é alcançada através da diligência e da repetição. Esforce-se pela excelência em tudo, proclame as regras da etiqueta comercial - na maneira de se portar, na maneira de falar e se mover, mas não pare apenas na manifestação externa de boas maneiras, corrija as deficiências de seu próprio caráter, esteja atento aos colegas, aprenda resistência e paciência, trate a si mesmo e trate as outras pessoas com igual respeito. Se você trabalhar com afinco, logo perceberá resultados que transformarão sua vida.
